Potwierdzenie otrzymania korekty

Potwierdzenie otrzymania korekty

Chciałbym uzyskać informację na temat możliwych sposobów potwierdzenia otrzymania przez klienta faktury korygującej. Czy Klient może potwierdzić otrzymanie faktury korygującej drogą mailową, czy też konieczny jest własnoręczny podpis na wysłanej do Klienta wersji papierowej faktury?

Odpowiedź:

Z opisu stanu faktycznego wynika, iż Podatnik wysłał do kontrahenta fakturę w formie papierowej, więc nie wysłał do niego korekty w formie elektronicznej. Zgodnie z art. 29a ust. 13 i 14 ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2016 poz. 710) dalej: ustawa o VAT, w przypadkach obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę.

Tym samym, jeżeli wystawiona przez Podatnika w maju faktura korygująca dotrze do kontrahenta także w maju, będzie mogła być ujęta in minus w maju, jeżeli do dnia złożenia deklaracji podatkowej za maj (najpewniej do 25 czerwca) Podatnik będzie miał potwierdzenie otrzymania dokumentów. Jeżeli korekta przyjdzie po dniu złożenia deklaracji podatkowej za maj, wówczas będzie mógł ująć taką korektę w rozliczeniu za bieżący okres rozliczeniowy.

Ustawodawca nie określił w jakiej szczególnej formie powinno nastąpić potwierdzenie faktury korygującej. Forma potwierdzenia odbioru może być zatem dowolna. Jedynym warunkiem, jaki musi spełniać, to jednoznaczne stwierdzenie, iż odbiorca otrzymał fakturę korygującą. Najlepszym sposobem potwierdzenia odbioru jest złożenie przez nabywcę odpowiedniej adnotacji na kopii faktury korygującej. Nie zawsze jest to jednak możliwe, dlatego należy uznać za dopuszczalną formę:

  1. pisemnego potwierdzenia odbioru faktury korygującej dokonanego przez nabywcę (na innym niż faktura korygująca dokumencie),
  2. zwrotnej kopii podpisanego oryginału faktury korygującej,
  3. faksu podpisanego przez nabywcę oryginału faktury korygującej,
  4. zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki listowej lub przesyłki poleconej zawierającej oryginał faktury korygującej.W tym ostatnim przypadku, w miejscu przeznaczonym na wpisanie numeru pisma, zaleca się wpisanie numeru faktury korygującej oraz daty jej wystawienia.
  5. złożenie sprzedawcy przez kontrahenta propozycji potrącenia wzajemnych należności – w formie e-mailowej, faksem, kurierem bądź tradycyjną drogą pocztową – ze szczegółowym wskazaniem danych umożliwiających identyfikację faktur korygujących będących przedmiotem potrącenia (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 października 2014 r., ILPP2/443-720/14-2/MN),
  6. przyjęcie przez kontrahenta złożonej mu przez sprzedawcę propozycji potrącenia wzajemnych należności – w formie e-mailowej, faksem, kurierem bądź tradycyjną drogą pocztową – ze szczegółowym wskazaniem danych umożliwiających identyfikację faktur korygujących będących przedmiotem potrącenia (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 października 2014 r., ILPP2/443-719/14-2/AK).

W związku z tym otrzymanie korespondencji mailowej od kontrahenta, w którym od kontrahent potwierdza datę otrzymania faktury korygującej oraz dane umożliwiające jej identyfikację, pozwala na uznanie, iż mamy do czynienia doręczoną fakturą korygującą.

Sebastian Twardoch
Doradca Podatkowy nr 10958

Twardoch Rachunkowość i Podatki