O czym warto wiedzieć i pamiętać, aby bezboleśnie przeprowadzić firmę przez obowiązkową inwentaryzację, czyli spis z natury?

Po pierwsze: o terminie. Przepisy przewidują, że spis z natury trzeba wykonać na dzień 31 grudnia. Czy to oznacza, że przedsiębiorca nie może np. wyjechać na urlop w tym terminie? Nie ma problemu. Spis z natury może być wykonany jeszcze przed Świętami lub nawet po Nowym Roku, pod warunkiem, że pomiędzy datą wykonania spisu a 31 grudnia nie dokonuje się żadnych operacji magazynowych takich jak zakupy (przyjęcia na magazyn) czy sprzedaż.

Jeżeli przedsiębiorca chciałby wykonać inwentaryzację wcześniej, np. na dzień 30 listopada, to powinien nie tylko zawiadomić o tym fakcie urząd skarbowy, ale również… wykonać inwentaryzację w zwykłym terminie, czyli 31 grudnia.

Po drugie: o tym, co spisywać. Przedsiębiorca „na książce” ma obowiązek spisać: towary handlowe, materiały czyli surowce podstawowe i pomocnicze do produkcji, materiały czyli „wsad” do wykonywania usług (np. ampułki używane do usług medycznych), produkty w trakcie wytwarzania (tzw. produkcja w toku), produkty gotowe do sprzedaży a niesprzedane (tzw. wyroby gotowe), odpady które mają jakąś wartość. Wszystkie te rzeczy spisujemy bez względu na to, gdzie znajdują się  w dniu 31 grudnia. Jeżeli przedsiębiorca nie ma takich zapasów w swojej firmie, i tak musi zrobić spis z natury, wpisując na końcu książki podatkowej za dany rok po prostu… 0.

Po trzecie: po co robi się spis z natury i co z tego wynika. Przedsiębiorca, który kupuje towary i materiały, może od razu wpisywać je w koszty. Jeżeli jednak na koniec roku – w wyniku spisu z natury – okazuje się, że te zapasy nie zostały sprzedane, przedsiębiorca musi wykreślić ich wartość z kosztów (czyli przenieść na przyszły rok). W wyniku spisu z natury może okazać się, że przedsiębiorca ma spory kłopot: nie tylko niesprzedane zapasy, za które trzeba było zapłacić a teraz trzeba jeszcze je policzyć, ale i podatek dochodowy do zapłacenia. Dlatego warto tak zaplanować zakupy, aby na koniec roku nie zafundować sobie tej niemiłej niespodzianki.