Przedsiębiorca, który chciał zweryfikować swojego kontrahenta, zwłaszcza przed podpisaniem większego kontraktu, sprawdzał przedsiębiorcę w ten sposób, że wymagał dostarczenia odpisu KRS lub zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej, oraz zaświadczenia o rejestracji do VAT w urzędzie skarbowym. Pozyskanie tych dokumentów zabierało i pieniądze, i czas. Obecnie przedsiębiorcy mają dużo większe możliwości sprawdzenia kontrahenta w dosłownie kilka minut, za pomocą narzędzi online udostępnionych przez urzędy.

Jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, można dane jego firmy sprawdzić w rejestrze CEIDG. Wystarczy wejść na stronę www.firma.gov.pl i w zakładce „znajdź przedsiębiorcę” wpisać dowolną informację, np. nazwisko i adres. Z tego systemu CEIDG, prowadzonego prze Ministerstwo Gospodarki, dowiemy się m.in. jaka jest dokładna nazwa firmy, czy przedsiębiorca nie zawiesił działalności, jakiego rodzaju działalność ma zarejestrowaną. Co ważne, wydruk z tej wyszukiwarki ma status dokumentu urzędowego.

Dokładnie na tych samych zasadach funkcjonuje wyszukiwarka firm, które są zarejestrowane w KRS. Znajdziemy ją na oficjalnych stronach Ministerstwa Sprawiedliwości, pod adresem https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu.

Ministerstwo Finansów ma też ciekawą ofertę sprawdzania podmiotów gospodarczych online. Na Portalu Podatkowym można sprawdzić zarówno status firmy do celów VAT, jak i – co jest nowością – sprawdzić numer NIP. Sprawdzenia tego warto dokonać za każdym razem przed zawarciem transakcji znacznej wartości, a szczególnie polecamy używanie wyszukiwarki statusu VAT dla firm, które uczestniczą w transakcjach typu „odwrotne obciążenie”. Zakładki prowadzące do formularzy elektronicznych sprawdzających status firmy w podatku VAT, VAT-UE oraz poprawność numeru NIP znajdziemy na stronie Portalu Podatkowego http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp lub bezpośrednio na stronie Ministerstwa Finansów  http://www.finanse.mf.gov.pl.